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8 - ASPECTOS FORMAIS DO PROCESSO
MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO
SECRETARIA DE LOGÍSTICA E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
PORTARIA NORMATIVA-MPOG/SLTI Nº 5, de 19 de dezembro de 2002
(Publicada no DOU de 09/01/03, pg. 101)
(Apenas os arts. de interesse para a matéria)
Dispõe sobre os procedimentos gerais para
utilização dos serviços de protocolo, no
âmbito da Administração Pública Federal,
para os órgãos e entidades integrantes do
Sistema de Serviços Gerais - SISG
A SECRETÁRIA-ADJUNTA DE LOGÍSTICA E TECNOLOGIA DA
INFORMAÇÃO, DO MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO,
no uso das atribuições conferidas pelo Decreto s/nº, de 3 de novembro de 1999, e pelo
Decreto nº 3.858, de 5 de junho de 2001, e tendo em vista o disposto na Portaria-MP nº 171,
de 28 de dezembro de 199, resolve:
Art. 1º Dispor sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de
protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades
integrantes do Sistema de Serviços Gerais, SISG, nos termos do Anexo desta Portaria
Normativa.
Art. 2º Esta Portaria Normativa entra em vigor na data de sua publicação.
RENATA VILHENA
ANEXO
PROCEDIMENTOS GERAIS PARA UTILIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DE PROTOCOLO
1. Objetivo
Esta norma tem por objetivo equalizar os procedimentos gerais referentes à questão de
processos e correspondência, com a finalidade de criar bases para a implantação de sistemas
informatizados unificados no âmbito a que se destina.
2. Conceitos e Definições
Para efeito desta norma, foram utilizados os seguintes conceitos e definições:
Autuação e/ou Formação de Processo: É o termo que caracteriza a abertura do
processo. Na formação do processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo
esteja relacionado a ações e operações contábeis financeiras, ou requeira análises,
informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição.
Correspondência: É toda espécie de comunicação escrita, que circula nos órgãos ou
entidades, à exceção dos processos.
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Desapensação: É a separação física de processos apensados.
Desentranhamento de peças: É a retirada de peças de um processo, que poderá ocorrer
quando houver interesse da Administração ou pedido do interessado.
Desmembramento: É a separação de parte da documentação de um ou mais processos
para formação de novo processo; o desmembramento de processo dependerá de autorização e
instruções específicas do órgão interessado.
Despacho: Decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é
submetido à apreciação; o despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada
pelo administrador, servidor público ou não.
Diligência: É o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as
formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que
assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas.
Distribuição: É a remessa do processo às unidades que decidirão sobre a matéria nele
tratada.
Documento: É toda informação registrada em um suporte material, suscetível de
consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e
pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.
....................................................................................................................................
Folha do Processo: São as duas faces de uma página do processo.
Interessado: Pessoa física ou instituição que será objeto de análise no processo.
Juntada: É a união de um processo a outro, ou de um documento a um processo;
realiza-se por Anexação ou Apensação.
Juntada por Anexação: É a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais
processo(s)/documento(s) a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que
pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.
Juntada por Apensação: É a união provisória de um ou mais processos a um processo
mais antigo, destinado a estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com
o mesmo interessado ou não. Ex: um processo de solicitação de aposentadoria de servidor
público federal, apensado a outro referente à solicitação de revisão de percepção, para
subsidiá-lo, caracterizando a apensação do processo acessório ao processo principal.
Numeração de Peças: É a numeração atribuída às partes integrantes do processo.
Página do Processo: É cada uma das faces de uma folha de papel do processo.
Peça do Processo: É o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex:
folha, folha de talão de cheque, passagem aérea, brochura, termo de convênio, contrato, fita
de vídeo, nota fiscal, entre outros.
Procedência: É a instituição que originou o documento.
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Processo: É o documento ou conjunto de documentos que exige um estudo mais
detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos
ou, ainda, instruções para pagamento de despesas; assim, o documento é protocolado e
autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos.
Processo Acessório: É o processo que apresenta matéria indispensável à instrução do
processo principal.
Processo Principal: É o processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a
anexação de um ou mais processos como complemento à sua decisão.
Protocolo Central: É a unidade junto ao órgão ou entidade, encarregada dos
procedimentos com relação às rotinas de recebimento e expedição de documentos.
Protocolo Setorial: É a unidade localizada junto aos setores específicos dos órgãos ou
entidades, encarregada de dar suporte às atividades de recebimento e expedição de
documentos no âmbito da área à qual se vincula; tem a finalidade de descentralizar as
atividades do protocolo central.
Registro: É a reprodução dos dados de documento, feita em sistema próprio, destinado
a controlar a movimentação da correspondência e do processo e fornecer dados de suas
características fundamentais aos interessados.
Termo de Desentranhamento de Peças: É uma nota utilizada para informar sobre a
retirada de peça(s) de um processo; pode ser por intermédio de carimbo específico.
Termo de Desapensação: É uma nota utilizada para registrar a separação física de dois
ou mais processos apensados; pode ser por intermédio de carimbo específico.
Termo de Encerramento: É uma nota utilizada para registrar o encerramento do
processo; pode ser por intermédio de carimbo específico.
Termo de Juntada de Folha ou Peça: É uma nota utilizada para registrar a juntada de
folha(s) ou peça(s) ao processo; pode ser por intermédio de carimbo específico.
Termo de Retirada de Folha ou Peça: É uma nota utilizada para registrar a retirada de
folha(s) ou peça(s) ao processo; pode ser por intermédio de carimbo específico.
Termo de Ressalva: É uma nota utilizada para informar que uma peça foi retirada do
processo quando do ato da anexação, isto é, ao proceder a anexação, foi constatada a ausência
de uma peça; pode ser por intermédio de carimbo específico.
Tramitação: É a movimentação do processo de uma unidade à outra, interna ou
externa, através de sistema próprio.
....................................................................................................................................
5. Procedimentos com Relação a Processos
....................................................................................................................................
5.2. Numeração de Folhas e de Peças
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As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo
ser utilizado carimbo próprio para colocação do número, aposto no canto superior direito da
página, recebendo, a primeira folha, o número 1.
O documento não encadernado receberá numeração em seqüência cronológica e
individual para cada peça que o constituir.
A numeração das peças do processo é iniciada no protocolo central ou setorial da
unidade correspondente, conforme faixa numérica de autuação. As peças subseqüentes serão
numeradas pelas unidades que as adicionarem; a capa do processo não será numerada.
Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração, não sendo admitido
diferenciar pelas letras “A” e “B”, nem rasurar.
Nos casos em que a peça do processo estiver em tamanho reduzido, será colada em
folha de papel branco, apondo-se o carimbo da numeração de peças de tal forma que o canto
superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo.
Os processos oriundos de instituições não pertencentes à Administração Pública
Federal só terão suas peças renumeradas se a respectiva numeração não estiver correta; não
havendo faltas, prosseguir com seqüência numérica existente.
Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo será feita por intermédio de
despacho no próprio documento ou, caso seja possível, em folha de despacho, a ser incluída ao
final do processo, utilizando-se tantas folhas quanto necessário. Utilizar somente a frente da
folha de despacho, não permitindo-se a inclusão de novas folhas até seu total aproveitamento.
No caso de inserção de novos documentos no processo, inutilizar o espaço em branco da
última folha de despacho, apondo o carimbo “Em branco”.
Quando, por falta ou omissão, for constatada a necessidade da correção de numeração
de qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior, apondo um “X” sobre o carimbo a inutilizar,
renumerando as folhas seguintes, sem rasuras, certificando-se da ocorrência.
....................................................................................................................................
5.3. Juntada
A juntada de processos será executada pelo protocolo central ou setorial da unidade
correspondente, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente.
5.3.1 Juntada por anexação
A juntada por anexação será feita somente quando houver dependência entre os
processos a serem anexados.
A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como
principal e um ou mais como acessórios.
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Na juntada por anexação, as peças do conjunto processado serão renumeradas a partir
do processo acessório.
Se, na juntada por anexação, o processo acessório contiver “Termo de Retirada de
Peça”, na renumeração do conjunto processado, permanecerá vago o lugar correspondente à
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peça desentranhada, devendo, no entanto, esta providência ser consignada expressamente no
“Termo de Ressalva” a ser lavrado imediatamente após o “Termo de Juntada”.
A metodologia adotada para juntada por anexação é:
a) colocar em primeiro lugar a capa e o conteúdo do processo principal;
b) retirar a capa do processo acessório, sobrepondo-o à capa do processo principal e
manter os processos sobre as duas capas, formando um único conjunto;
c) renumerar e rubricar as peças do processo acessório, obedecendo a numeração já
existente no principal;
d) lavrar o “Termo de Juntada por Anexação” na última folha do processo mais antigo;
e) anotar, na capa do processo principal, o número do processo acessório que foi
juntado;
f) registrar, em sistema próprio, a juntada por anexação.
5.3.2. Juntada por Apensação
Observar, na juntada por apensação, a seguinte metodologia:
a) manter superposto um processo ao outro, presos por colchetes ou barbante,
conforme o número de páginas, ficando em segundo lugar o processo que contenha o pedido
de juntada;
b) manter as folhas de cada processo com sua numeração original;
c) lavrar o “Termo de Juntada por Apensação” na última folha do processo mais
antigo, o qual, no ato da apensação, ficará em primeiro lugar;
d) anotar na capa do processo que ficar em primeiro lugar o número do processo
apensado;
e) registrar, em sistema próprio, a juntada por apensação.
5.4. Desapensação
Após a decisão final, os processos poderão ser desapensados no protocolo setorial da
unidade onde se encontrarem.
A desapensação ocorrerá antes do arquivamento.
A metodologia para a desapensação será:
a) separar os processos;
b) lavrar o “Termo de Desapensação” no processo que solicitou a juntada;
c) tornar sem efeito a anotação da capa do processo feita à época da apensação;
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d) apor despacho de encaminhamento em cada processo a ser desapensado;
e) registrar, em sistema próprio, a desapensação.
A desapensação, bem como a juntada de processos, serão executadas pelo protocolo
central ou pelo setorial da unidade correspondente, mediante determinação, por despacho de
seu dirigente.
5.5. Desentranhamento de Peças
A retirada de folhas ou peças ocorrerá onde se encontrar o processo, mediante
despacho prévio da autoridade competente.
Sempre que houver retirada de folhas ou peças, lavrar, após o último despacho, o
“Termo de Desentranhamento”.
Quando a retirada de folhas ou peças for a pedido de terceiros, usar carimbo de
desentranhamento de peça, onde consta o recibo da parte interessada.
O processo que tiver sua folha ou peça retirada conservará a numeração original de
suas folhas ou peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao
desentranhamento, apondo-se o carimbo de desentranhamento.
É vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo.
5.6. Desmembramento de Peças
A separação de parte da documentação de um processo, para formar outro, ocorrerá
mediante despacho da autoridade competente, utilizando-se o “Termo de Desmembramento”,
conforme metodologia a seguir:
a) retirar os documentos que constituirão outro processo;
b) apor “Termo de Desmembramento” no local onde foram retirados os documentos;
c) proceder à autuação dos documentos retirados, conforme esta norma, renumerando
suas páginas.
....................................................................................................................................
5.8. Encerramento do Processo e Abertura de Volume Subseqüente
5.8.1. O encerramento dos processos será:
a) por indeferimento do pleito;
b) pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados ou
dela decorrentes;
c) pela expressa desistência do interessado;
d) quando seu desenvolvimento for interrompido por período superior a um ano, por
omissão da parte interessada.
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Os autos não deverão exceder a 200 folhas em cada volume, e a fixação dos colchetes
observará a distância, na margem esquerda, de cerca de 2 cm.
Quando a peça processual contiver número de folhas excedente ao limite fixado nesta
norma, a partir do próximo número, formar-se-ão outros volumes.
Não é permitido desmembrar documento, e se ocorrer a inclusão de um documento que
exceda às 200 folhas, esse documento abrirá um novo volume.
Ex: no caso de processo contendo 180 folhas, ao qual será incluído um documento
contendo 50, encerrar-se-á o volume com 180 e abrir-se-á novo volume com o referido
documento de 50 folhas.
O encerramento e a abertura de novos volumes serão efetuados mediante a lavratura
dos respectivos termos em folhas suplementares, prosseguindo a numeração, sem solução de
continuidade, no volume subseqüente.
A abertura do volume subseqüente será informada no volume anterior e novo volume,
da seguinte forma:
No volume anterior, após a última folha do processo, incluir-se-á “Termo de
Encerramento de Volume”, devidamente numerado, obedecendo-se à seqüência do volume
anterior.
5.8.2. Abertura do Volume Subseqüente
No novo volume, logo após a capa, incluir-se-á “Termo de Abertura de Volume”
devidamente numerado, obedecendo-se à seqüência do volume anterior.
A abertura de um novo volume será executada diretamente pelo protocolo central ou
setorial das unidades correspondentes, que deverão providenciar o preenchimento da nova
capa, certificando a sua abertura e atualizando o sistema de protocolo correspondente. Os
volumes deverão ser numerados na capa do processo, com a seguinte inscrição: 1º volume, 2º
volume, etc.
Documento encadernado ou brochura, bem como os de grande volume, serão
apensados ao processo com a colocação da etiqueta de anexo, contendo o número do processo
e a palavra “anexo”.
....................................................................................................................................
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PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA
SECRETARIA EXECUTIVA
IMPRENSA NACIONAL
PORTARIA-PR/IN Nº 310, de 16 de dezembro de 2002
(Publicada no DOU de 17/12/02, pg. 76)
(Apenas os arts. de interesse para a matéria)
Dispõe sobre normas para publicação no
Diário Oficial da União e no Diário da Justiça.
O DIRETOR-GERAL DA IMPRENSA NACIONAL, no uso de suas atribuições
legais, e com fulcro nos Decretos nº 4.520, de 16 de dezembro de 2002, e 4.521 de 16 de
dezembro de 2002, resolve:
Art. 1º Dispor sobre as normas técnicas para publicação de atos no Diário Oficial da
União e no Diário da Justiça, na forma dos artigos abaixo e dos Anexos desta Portaria.
....................................................................................................................................
Título I - Das Normas para Publicação
....................................................................................................................................
Capítulo IV - Da Vedação
Art. 17. Têm vedada a sua publicação no Diário Oficial da União e no Diário da
Justiça:
I - atos de caráter interno;
II - atos concernentes à vida funcional dos servidores dos Poderes da União, que não
se enquadram nos estritos termos dos artigos 4º e 5º deste instrumento legal, tais como:
....................................................................................................................................
h) portarias de designação de comissão de sindicância, processo administrativo
disciplinar, comissão de inquérito, exceto quando constituídas por membros de órgãos
diversos ou, por determinação expressa, devam atuar em âmbito externo.
(Nota: os artigos 4º e 5º tratam de atos de provimento e vacância de cargos público.)
....................................................................................................................................
Capítulo VI - Do Recebimento das Matérias
....................................................................................................................................
Art. 32. As matérias encaminhadas em desconformidade com os termos desta Portaria
serão devolvidas ao seu emitente, via e-mail.
....................................................................................................................................
Art. 68. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogada a
Portaria nº 190, de 16 de outubro de 2001.
CARLOS ALBERTO GUIMARÃES BATISTA DA SILVA
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